株式会社ホットウェーブ
制定 2010年 3月 3日
改正 2025年 2月 1日
個人情報管理責任者 鈴木 雄司
個人情報の取り扱いについて
株式会社ホットウェーブは、お客様、お取引先様の特定個人を識別しうる情報(以下「個人情報」という)を以下の通り取り扱います。
1. 個人情報の収集と利用目的
（１）取得した個人情報は以下の利用目的で使用し、他の目的に利用することはありません。
| 対象 | 利用目的 |
|---|---|
| ご契約、お申込み、お問い合わせ等のお取引に伴い提供を受けた情報 | ・お客様と当社との間で締結した契約の履行 ・お客様との商談、打ち合わせのための連絡 ・製品のアフタサービスの提供 ・各種お問い合わせの対応又は当社に来訪された皆様への対応 ・当社業務に従事する協力会社様担当者の識別 |
| 各種業務委託に伴って委託を受けた情報 | ・委託された情報処理サービスの利用目的の範囲内での利用 |
| 各種業務作業のために取得した情報 | ・当該業務の利用目的の範囲内での利用 |
| 従業員の情報 | ・人事管理(人事評価/雇用契約等)、労務管理(賃金/安全衛生等)、勤怠管理 |
| 採用時に取得する応募者の情報 | ・採用選考(採用試験・面接及び結果の連絡/書類選考/SPI等による検査結果による選考等) |
（２）事業毎の個人情報は以下の利用目的で使用し、他の目的に利用することはありません。
| 対象 | 利用目的 | 取り扱う個人情報 |
|---|---|---|
| ITソリューションサービス | ・委託された情報処理サービスの保守業務の対応 | 従業員番号、氏名、氏名カナ、メールアドレス、生年月日、口座番号など |
| 医療ソリューションサービス | ・委託された情報処理サービスの保守業務の対応 | 職員住所、職員氏名、職員所属、職員電話番号、職員メールアドレス、患者病名・診療情報、患者住所、患者電話番号、患者緊急連絡先、患者勤務先など |
| 基盤ソリューションサービス | ・委託された情報処理サービスの保守業務の対応 | 職員住所、職員氏名、職員所属、職員電話番号、職員メールアドレス、生年月日、年齢、性別など |
| 運用サポートサービス | ・委託された情報処理サービスの保守業務の対応 | 患者ID、患者氏名、患者性別、患者生年月日、患者住所、患者電話番号、診察内容など |
なお、個人情報をご提供いただく際に明示した目的の範囲を超えて個人情報を利用する必要が生じた場合には、事前にその目的を連絡い
たします。新たな目的に同意いただけない場合には、法に定めがある場合を除き、利用を拒否することができます。
2.当社が取り扱う個人情報の安全管理のために講じた措置
当社はJISQ15001に準拠した個人情報保護方針を策定し、個人情報保護規定等を整備し外的要因を把握したうえで、
個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、個人情報を取り扱うにあたり、以下の安全管理措置を講じております。
・組織的安全管理措置
個人情報保護のための体制の整備等
・人的安全管理措置
従業員に対する教育・啓蒙活動等
・物理的安全管理措置
個人情報を取り扱うエリアへの入退管理等
・技術的安全管理措置
個人情報へのアクセス制御、ウィルス対策ソフトの導入又は、ウィルス対策設定の強化等
3. 委託
当社は業務を円滑に進めるため、必要な範囲で個人情報を含む業務の委託を行う場合があります。
その場合は、業務委託先との間で秘密保持契約と個人情報の取扱いに関する取り決めを交わし、定期的に委託先の監督を行います。
4. 第三者提供
当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示又は提供いたしません。
（１）ご本人の同意がある場合
（２）法令に基づき開示・提供を求められた場合
（３）人の生命、身体、財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
（４）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成に特に必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
（５）国の機関または公共団体の公的な事務に協力する必要があり、本人の同意を得ることが当該業務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合 、
個人情報の第三者提供に関し、ご本人からの提供停止請求があった場合は、合理的な期間及び範囲内で対応させて頂きます。
個人情報の第三者提供に関し、ご本人からの提供停止請求があった場合は、合理的な期間及び範囲内で対応させて頂きま
す。なお法令等に基づき提供停止の要求に応じられない場合があります。
開示等請求および苦情・相談等お問い合わせ
1. 個人情報(当社が取り扱う個人データ)又は第三者提供記録に関する周知事項
当社は、個人情報(当社が取り扱う個人データ)又は第三者提供記録に関して、下記の事項を公表いたします。
（１）当社の名称
株式会社ホットウェーブ
（２）個人情報保護管理者
鈴木 雄司（電話：011-826-3547）
（３）すべての個人情報(当社が取り扱う個人データ)の利用目的
| 対象 | 利用目的 |
|---|---|
| ご契約、お申込み、お問い合わせ等のお取引に伴い提供を受けた情報 | ・お客様と当社との間で締結した契約の履行 ・お客様との商談、打ち合わせのための連絡 ・製品のアフタサービスの提供 ・各種お問い合わせの対応又は当社に来訪された皆様への対応 ・当社業務に従事する協力会社様担当者の識別 |
| 従業員の情報 | ・人事管理(人事評価/雇用契約等)、労務管理(賃金/安全衛生等)、勤怠管理 |
| 採用時に取得する応募者の情報 | ・採用選考(採用試験・面接及び結果の連絡/書類選考/SPI等による検査結果による選考等) |
（４）第三者提供について
当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示又は提供いたしません。
①ご本人の同意がある場合
②法令に基づき開示・提供を求められた場合
③ご本人又は第三者の生命、身体、財産の保護のために必要で、ご本人の同意を得ることが困難な場合
④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成に特に必要があり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
⑤国の機関または公共団体の公的な事務に協力する必要があり、本人の同意を得ることが当該業務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
（５）委託について
当社は業務を円滑に進めるため、必要な範囲で個人情報を含む業務の委託を行う場合があります。
その場合は、業務委託先との間で秘密保持契約と個人情報の取扱いに関する取り決めを交わし、定期的に委託先の監督を行います。
（６）個人情報(当社が取り扱う個人データ)の開示等請求および苦情・相談等のお問い合わせ・お申し出窓口
当社は個人情報の利用目的の通知、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止及び
第三者提供記録の開示請求等に応じます。
問い合わせ・お申し出窓口の名称：株式会社ホットウェーブ ＰＭＳ事務局
住所：062-0001 札幌市豊平区美園1条6丁目2-8 コーポラススプレンダー1F
電話：011-826-3547 [受付時間：平日10：00～17:00]
（７）開示等の請求方法
「2.個人情報の開示等のご請求に応じる手続き」参照
（８）個人情報のご提供の任意性及びご提供頂けない場合に生じる結果について
当社に個人情報をご提供頂くことは、あくまで任意です。
ご提供頂けない場合は、当社のサービスのご提供、ご契約、お取引等が実施できない場合があります。
（９）当社が属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会（略称：JIPDEC）
苦情の解決の申し出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565
フリーダイヤル：0120-700-779（※受付時間 平日9：30～12：00，13：00～16：30）
※上記は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございませんのでご注意ください。
※当社の個人情報の管理が適切でないと判断した時は、まず当社に苦情を申し立ていただきたいと存じますが、
当社の対応が満足できない場合、お客様は上記の「認定個人情報保護団体」へ苦情を申し立てることが出来ます。
2. 個人情報の開示等のご請求に応じる手続き
当社は個人情報の利用目的の通知、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止及び
第三者提供記録の開示については、下記のお手続きをお願いいたします。
ご不明な点はＰＭＳ事務局にお問い合わせください（電話：011-826-3547 [受付時間：平日10：00～17:00]）。
ただし、ご請求いただいた個人情報が法令等の規定により開示できない場合や当社の保管期間を過ぎた場合については、
お客様の個人情報の利用目的の通知、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去、又は第三者への提供停止及び
第三者提供記録の開示に応じることができませんのでご了承ください。
お手続き方法
（１）個人情報開示等請求書の記入および必要書類等
・個人情報開示等請求書をこちらからダウンロードいただき必要事項をご記入願います。
※代理人の方がご請求される場合は、ＰＭＳ事務局までお問合せください。
・ ご本人様であることの確認書類（免許証・マイナンバーカード表面の写し等）
・1,000円分の郵便小為替（利用目的の通知および開示の場合のみ）
（２）個人情報開示等請求書の送付
・送付先：〒062-0001 札幌市豊平区美園1条6丁目2-8 コーポラススプレンダー1F
株式会社ホットウェーブ ＰＭＳ事務局 宛
※当社では、上記の請求を受領した場合は、必要な調査を実施した上で、2週間以内に書面にて回答致します。
回答にあたっては、なりすまし等による個人情報の漏えいを防止する目的で、本人限定受取郵便を用いますのでご了承く
ださい。
