株式会社ホットウェーブは、お客様、お取引様、求人応募者様および弊社社員の特定個人を識別しうる情報(以下「個人情報」という)を適切に取扱うことを、企業としての社会的責務と認識し、その取扱い方針を以下の通り定め、個人情報の保護に努めます。この方針を文書化し、役員および従業員に周知させるとともに一般の人が入手できるよう、弊社ホームページに記載いたします。

1. 法令遵守と個人情報の適切な取扱い、継続的改善について
弊社は弊社が保有する個人情報に関し適用される関連法令及び社内規程を遵守し、適切に取扱う。また個人情報マネジメントシステム及び個人情報保護に関する社内規定を継続的に見直し、改善する。
2. 個人情報の取得と利用目的、委託、提供について
弊社は個人情報の利用目的をできる限り限定し、個人情報に関する弊社の窓口、個人情報の利用目的及び利用方法を事前に公表したうえで、必要な範囲の個人情報を取得する。
弊社は、上記利用目的の範囲内で、個人情報を含む業務を委託することがある。
弊社は、委託先が充分な個人情報保護の水準を満たすよう、適切な管理を行う。
3. 個人情報の安全管理措置について
弊社は個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩等、個人情報に関するリスクに対し安全対策を講じ、これらを防止し、個人情報を保護する。またこれらに関し不適当・不充分であることを内部的に検出あるいは外部から指摘された場合には、リスクに応じた適切な対策を講じ是正に努める。
4. 弊社が保有する個人情報の開示、訂正、削除、利用停止、苦情及び相談の対応について
弊社は本人またはその代理人から、個人情報の開示、訂正、削除、利用停止の要請を受けた場合、あるいは苦情及び相談を受けた場合には、合理的な期間および範囲内で対応する。
5. 個人情報保護への取り組みについて
弊社は組織的な個人情報保護に関する取り組みとして次を実施する。
(1)個人情報保護管理責任者の設置と規程類の整備
(2)社内教育の実施による社員の意識向上と保護活動の徹底
(3)個人情報保護に関する内部監査の実施と是正・改善活動
(4)委託先との個人情報保護に関する契約締結および委託先作業の監督
6. 弊社が受託する業務における個人情報の取り扱いについて
弊社はお客様より受託する業務に関し、原則として個人情報を取り扱う業務を受託せず、また個人情報を取り扱う業務を委託しない。しかしながら、どうしても個人情報を取り扱う業務を受託または委託する必要がある場合は、上記に従って当該個人情報を適切に管理し保護する。